لزوم ثبت صورتجلسات مجمع عمومی شرکت ها
صورتجلسه مجمع عمومی شرکت ها سندی رسمی است که حاوی مباحث و تصمیمات اتخاذ شده در جلسات مجمع می باشد. ثبت دقیق و کامل این صورتجلسات از اهمیت بالایی برخوردار بوده و به دلایل مختلفی ضروری است:
1. رسمیت بخشیدن به تصمیمات مجمع:
طبق قانون تجارت، تصمیمات اتخاذ شده در مجمع عمومی شرکت ها زمانی رسمیت یافته و قابل اجرا می باشند که در صورتجلسه مجمع به طور دقیق ثبت و به امضاء رئیس و منشی مجمع و دو نفر از ناظرین برسد.
2. ارائه مستندات لازم به مراجع قانونی:
صورتجلسه مجمع به عنوان سندی معتبر، در بسیاری از موارد به مراجع قانونی مانند اداره ثبت شرکت ها، اداره مالیات و یا مراجع قضایی ارائه می گردد.
3. حفظ حقوق سهامداران و ذینفعان:
ثبت دقیق صورتجلسه مجمع، حقوق سهامداران و ذینفعان شرکت را تضمین می نماید. چرا که در صورت بروز هرگونه اختلاف یا سوء تفاهم، صورتجلسه مجمع مبنای قضاوت و حل و فصل خواهد بود.
4. تسهیل نظارت بر عملکرد شرکت:
صورتجلسات مجمع عمومی، به عنوان ابزاری کارآمد برای نظارت بر عملکرد شرکت و هیات مدیره توسط مراجع قانونی و ذینفعان عمل می کنند.
5. حفظ سوابق و تاریخچه شرکت:
صورتجلسات مجمع، به عنوان بخشی از تاریخچه شرکت محسوب شده و برای آگاهی از تصمیمات اتخاذ شده در طول حیات شرکت و بررسی روند عملکرد آن در مقاطع مختلف زمانی، حائز اهمیت می باشند.
نکاتی در خصوص تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی:
- صورتجلسه باید به طور کامل و دقیق مباحث و تصمیمات اتخاذ شده در مجمع را شرح دهد.
- نام و نام خانوادگی، سمت و تعداد سهام حاضرین در مجمع باید در صورتجلسه قید گردد.
- صورتجلسه باید به امضاء رئیس و منشی مجمع و دو نفر از ناظرین برسد.
- تاریخ و محل برگزاری مجمع باید در صورتجلسه ذکر گردد.
- در صورت وجود هرگونه پیوست، باید در صورتجلسه به آن اشاره شود.
انواع مجمع عمومی و وظایف هر یک:
- مجمع عمومی عادی سالیانه: وظیفه رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی قبل، انتخاب مدیران و بازرسان جدید و سایر اموری که در صلاحیت آن است را بر عهده دارد.
- مجمع عمومی فوق العاده: وظیفه رسیدگی به اموری را دارد که در صلاحیت مجمع عمومی عادی نیست، مانند تغییر اساسنامه، افزایش یا کاهش سرمایه، انحلال شرکت و …
